Blog ·
Com automatitzar la comptabilització de factures de proveïdor
Per Sergi Bel, consultor de dades i processos. Revisat el .
Automatitzar les factures de proveïdor vol dir que cada factura arriba a una bústia, un model d'IA en llegeix les dades (emissor, NIF, base, IVA, venciment), el sistema les comprova contra el teu mestre de proveïdors i l'assentament entra al teu ERP, sigui a3ERP, Sage, Business Central, Odoo o Holded. Una persona només revisa les que no quadren.
A la majoria de pimes, avui passa una altra cosa: les factures arriben per correu en PDF i algú d'administració les pica a mà a l'ERP. Proveïdor, data, base, IVA, venciment. Una per una. És una feina que no aporta criteri i que produeix errors de teclejat que després costa trobar.
Aquest procés es pot deixar funcionant sol, amb l'ERP que ja tens.
Com funciona el circuit automàtic?
- La factura arriba a una bústia concreta (per exemple, factures@lateva-empresa.com). Tant és si el proveïdor l'envia en PDF, escanejada o com a foto.
- Un model d'IA llegeix el document i n'extreu els camps: emissor, NIF, número de factura, dates, base, tipus d'IVA, total i venciment.
- El sistema creua el NIF contra el teu mestre de proveïdors i valida que els imports quadren (base + IVA = total, el tipus d'IVA és coherent amb el proveïdor, el número no està ja registrat).
- Si tot quadra, l'assentament es crea a l'ERP com a esborrany o directament comptabilitzat, segons el nivell de confiança que decideixis.
- Si alguna cosa no quadra, la factura cau en una safata de revisió. Una persona mira només aquestes.
L'objectiu és que les persones revisin només les excepcions. En una pime, la majoria de factures són recurrents i previsibles; aquestes no necessiten ulls.
Què cal per automatitzar les factures de proveïdor?
- Un ERP que permeti crear assentaments o factures des de fora. Els habituals a les pimes (a3ERP, Sage, Business Central, Odoo, Holded) solen permetre-ho, cadascun per la seva via: API, importació o connector. Cal confirmar-ho amb la teva versió i la teva llicència.
- Una bústia d'entrada única per a factures. Si avui arriben al correu de tres persones diferents, aquest és el primer canvi, i és organitzatiu, no tècnic.
- Un mestre de proveïdors raonablement net. Si un proveïdor existeix tres vegades amb tres noms, l'automatització heretarà aquest soroll.
- Criteri de negoci: què es comptabilitza sol, què passa per revisió i qui aprova què. Això ho decideix direcció, no l'eina.
Quins errors convé evitar en muntar-ho?
- Perseguir el 100 % d'automatització. Les últimes factures estranyes (abonaments, rectificatives, proveïdors nous) costen més que tota la resta. Es guanyen revisant-les a mà.
- Comptabilitzar directament sense període de rodatge. Les primeres setmanes convé que tot entri com a esborrany i una persona ho confirmi.
- No mesurar. Si no saps quantes factures entren al mes i quant es triga avui, no sabràs si el canvi funciona.
Per on començar
Compta les factures de proveïdor d'un mes normal i les hores que se'n van a picar-les i a corregir errors. Amb aquest número al davant, la decisió d'automatitzar o no es pren sola. Si no saps d'on treure'l, ho veiem al Mapa, la primera conversa, que és gratuïta.
Fonts
- Microsoft Learn: extracció de dades de factures amb Document Intelligence (en castellà)Quins camps pot llegir un model de factures. La validació i l'entrada a l'ERP es dissenyen a part.
Preguntes freqüents
Funciona amb el meu ERP?
Si el teu ERP permet crear factures o assentaments des de fora (API, importació de fitxers o connector), sí. Els ERP habituals a les pimes solen permetre-ho, però cal confirmar-ho amb la teva versió i els teus permisos. Si el teu ERP és molt antic o tancat, hi ha vies intermèdies, com generar un fitxer d'importació que l'ERP ja entengui.
Què passa si la IA llegeix malament un import?
Per això el circuit valida: si la base més l'IVA no sumen el total, o el NIF no existeix al teu mestre, la factura no es comptabilitza i cau en revisió.
I les factures en paper?
S'escanegen o es fotografien i entren per la mateixa bústia. La lectura funciona igual sobre un escaneig raonable. Això sí, algú ha d'escanejar o fotografiar el paper.
Et sona el teu sector? Mira els mals de cap típics de distribució i logística.
Tot comença amb el Mapa.
M'expliques el problema de dades o processos que més et preocupa i en surts sabent què has d'atacar primer. És gratuït.
Demana el teu Mapa gratuït →