Blog ·
Conciliació bancària automàtica: com treure's de sobre el repàs a mà
Per Sergi Bel, consultor de dades i processos. Revisat el .
Conciliar és comprovar que el que diu el banc i el que diu la teva comptabilitat són la mateixa pel·lícula. La conciliació automàtica creua cada dia els moviments del banc, rebuts per norma 43 o per API, amb la comptabilitat mitjançant regles, i deixa a una persona només els que no casen. A moltes pimes aquest repàs es fa avui a mà, línia per línia, i s'emporta un matí cada setmana.
Gairebé tot el que es repassa quadra, i la feina és trobar el poc que no. El creuament del que quadra el pot fer una màquina; el criteri sobre el que no quadra el posa una persona.
Com funciona la conciliació bancària automàtica?
- Els moviments del banc entren sols cada dia: per la norma 43, per API bancària (open banking) o per una exportació automatitzada, segons el banc.
- Cada moviment s'intenta casar amb la comptabilitat amb regles en cascada: primer creuaments exactes (import i referència), després creuaments amb tolerància (la mateixa factura amb comissió descomptada, pagaments agrupats de diverses factures, remeses).
- El que casa es marca com a conciliat, sense intervenció.
- El que no casa després de totes les regles apareix en una llista curta, i és l'única cosa que mira una persona.
Ben muntada, divendres al matí queden set moviments per mirar, i tots set mereixen que algú els miri.
Què necessites per automatitzar-la?
- Accés als moviments bancaris sense descarregar-los a mà: norma 43 automatitzada, API del banc o un agregador bancari. La majoria de bancs ho ofereixen d'una manera o d'una altra.
- Una comptabilitat al dia. Si les factures es comptabilitzen amb tres setmanes de retard, la conciliació automàtica només et dirà que no hi ha res amb què creuar. Per això aquest projecte sol anar després d'automatitzar les factures, no abans.
- Regles escrites de la teva realitat: quins proveïdors paguen agrupat, quins clients paguen amb descompte, quines comissions cobra el teu banc. Les primeres setmanes es dediquen a afinar això.
On sol fallar?
- Donar per bona una regla amb una tolerància massa àmplia. Un creuament «aproximat» que casa malament és pitjor que cap creuament: amaga el desquadrament en lloc d'ensenyar-lo.
- Conciliar només a final de mes. El valor és en la freqüència: un desquadrament vist el mateix dia es resol amb una trucada; vist al cap de 30 dies, és arqueologia.
- Oblidar els comptes petits: la targeta d'empresa i les passarel·les de cobrament (TPV, Stripe i similars) solen desquadrar més que el compte principal.
Per on començar
Mesura quantes hores se'n van avui a conciliar i quants moviments té un mes normal. Si el repàs es menja un matí a la setmana, els números surten sols. Si no tens clar si el teu coll d'ampolla és al banc, a la comptabilitat o a les regles, això ho veiem al Mapa abans d'automatitzar res.
Fonts
- Microsoft Learn: administrar comptes bancaris a Business Central (en castellà)Un exemple de com un ERP importa extractes i proposa coincidències. Cada ERP ho resol a la seva manera.
- Directiva (UE) 2015/2366 sobre serveis de pagament (PSD2) (en castellà)La norma europea que regula, entre d'altres, els serveis d'informació sobre comptes.
Preguntes freqüents
He de canviar de banc o d'ERP?
Normalment no. La conciliació automàtica es munta sobre el que ja fas servir. El que canvia és com entren els moviments (sols, cada dia) i qui fa el creuament (la màquina per al que és previsible, una persona per a les excepcions).
És segur connectar amb el banc?
Si el connector només té accés d'informació sobre comptes, el servei que regula la PSD2 a Europa, pot llegir moviments però no moure diners. Convé comprovar quins permisos demana cada connector, perquè alguns agregadors també ofereixen pagaments. L'alternativa clàssica, la norma 43, és un fitxer que el teu banc genera igualment i que no dona accés a res.
Què passa amb el que no quadra mai?
Apareix a la llista de revisió amb la seva antiguitat. Aquesta llista curta i visible és el que no tens quan concilies a mà a final de mes: els desquadraments vells deixen d'amagar-se entre cinc-centes línies que sí que quadren.
Tot comença amb el Mapa.
M'expliques el problema de dades o processos que més et preocupa i en surts sabent què has d'atacar primer. És gratuït.
Demana el teu Mapa gratuït →