Blog ·
Senyals que la teva empresa funciona amb Excels (i com sortir-ne)
Per Sergi Bel, consultor de dades i processos. Revisat el .
Una empresa funciona amb Excels quan les decisions depenen de fulls de càlcul connectats a mà: les mateixes dades es piquen diverses vegades, cada departament té la seva versió i el tancament depèn de qui sap com quadrar-les. Se'n surt en tres passos i en aquest ordre: inventariar els fulls, decidir la font única de cada dada i automatitzar els fluxos de copiar i enganxar.
Gairebé cap pime no decideix un dia gestionar-se així. S'hi arriba a poc a poc: l'ERP no cobria una necessitat, algú va resoldre el forat amb un Excel, l'Excel va funcionar, i deu anys després hi ha una xarxa de fulls connectats per copiar i enganxar sobre la qual es prenen decisions importants.
Com saber si la teva empresa funciona amb Excels?
- El tancament de mes triga setmanes, i mitja reunió de comitè se'n va a discutir quin número és el bo.
- Vendes, finances i direcció porten xifres diferents de la mateixa cosa, i ningú no menteix: cadascú mesura amb el seu regle i la seva data de tall.
- Hi ha un Excel crític que només entén una persona. Si aquesta persona se'n va de vacances, hi ha processos que s'aturen.
- Les mateixes dades es piquen dues i tres vegades: a l'ERP, a l'Excel de seguiment i a l'informe per a direcció.
- Ningú no sap quantes versions del fitxer circulen. El nom acaba en «v7_DEFINITIU_bo».
Per què no és culpa de ningú
Cada Excel d'aquesta xarxa va ser en el seu moment la solució més ràpida i més barata a un problema real. El cost és en el conjunt: hores de picat duplicat, errors silenciosos de fórmula, decisions que esperen que algú consolidi i coneixement del negoci que viu al cap de qui manté el fitxer.
Com se surt dels Excels (i com no)?
La sortida no és prohibir l'Excel, ni sol ser canviar d'ERP. L'Excel és una eina excel·lent per analitzar; el problema és fer-lo servir com a base de dades i com a canal de transmissió entre departaments. Compartir el fitxer al núvol amb coautoria acaba amb el «v7_DEFINITIU», però no amb el fet que cada departament mesuri amb el seu regle. La sortida ordenada té tres passos:
- Mapar quins fulls existeixen, quines dades contenen, d'on les treuen i qui en depèn. Gairebé sempre apareixen menys fonts reals de les que sembla: molts fulls són còpies de còpies.
- Decidir la font única de cada dada. El mestre de clients viu en un lloc, no en quatre. A partir d'aquesta decisió, els altres llocs s'alimenten sols de la font, sense picat.
- Automatitzar els fluxos que avui són copiar i enganxar, començant pel que crema més hores o produeix més errors cars. Un cada vegada, i que funcioni bé abans de tocar el següent.
Per on començar
Pel pas u, i amb honestedat. Si no saps per on tirar, porta el problema al Mapa. En aquesta primera conversa, que és gratuïta, veiem quin full o quin flux convé atacar primer. Si després cal l'inventari complet de fulls i fonts, és una feina a part, amb abast i termini per escrit.
Fonts
- Microsoft Support: col·laborar en llibres d'Excel amb la coautoria (en castellà)Què cal per editar un mateix llibre alhora. Resol les versions duplicades, no els criteris diferents.
Preguntes freqüents
La solució no és canviar d'ERP?
Gairebé mai no és el primer. Si els processos i els criteris estan trencats, un ERP nou hereta el problema i hi afegeix una migració. Canviar d'ERP té sentit quan l'actual no pot cobrir processos clau ni connectar-se amb res.
Cal eliminar tots els Excels?
No. L'Excel es queda per al que fa bé: anàlisi puntual, simulacions, feina personal. El que s'elimina és el seu paper de base de dades compartida i de canal entre departaments, que és on produeix errors i hores perdudes.
Això no ho pot fer algú del meu equip?
L'inventari inicial, en part sí, i de fet el coneixement del teu equip és imprescindible. El que sol faltar a dins és temps, distància (ningú no audita amb fredor l'Excel que ell mateix manté) i l'ofici de connectar sistemes. La combinació raonable és equip intern més algú de fora que hagi fet això moltes vegades.
Tot comença amb el Mapa.
M'expliques el problema de dades o processos que més et preocupa i en surts sabent què has d'atacar primer. És gratuït.
Demana el teu Mapa gratuït →